Hyvän IT-arkkitehtuurin resepti: 99 % ihmisiä, 1 % teknologiaa ja jargonia

Tämä kirjoitus kertoo pienen tarinan eräästä asiakastoimeksiannostamme. Tarina on erinomainen esimerkki siitä, miten missä tahansa IT-arkkitehtuuriin liittyvässä työssä, kaikesta teknologia- ja määritelmäjargonista huolimatta, reseptin tärkein ainesosa arkkitehtuurityössä on ihmiset. Ihmisten välinen yhteistyö sekä kommunikaatio ja tiimien välinen jaettu ymmärrys  siitä, missä ollaan nyt ja mihin suuntaan ollaan menossa, on avain pitkäjänteiseen ja määrätietoiseen kehitystyöhön.

Tehtävänämme oli auttaa asiakkaan organisaation eri toiminteiden asiantuntijatiimejä tunnistamaan alueiden käyttämien tietojärjestelmien välinen toiminnallinen arkkitehtuuri. Monikansallisten tiimien vastuualueet liittyivät taloudenhallintaan, henkilöstöhallintoon, projektisalkunhallintaan sekä IT-palvelunhallintaan. Tavoitteenamme oli tunnistaa, minkälaisia toiminnallisuuksia näissä eri alueiden tietojärjestelmissä oli, mitä liiketoimintakriittistä tietoja järjestelmissä ylläpidettiin ja miten järjestelmät ja niiden väliset toiminnallisuudet integroituivat keskenään.

Todellinen motivaattori tehtävänannon takana oli ymmärtää, miten järjestelmiä pitäisi tulevaisuudessa kehittää ja integroida keskenään. Näin saavutettaisiin järjestelmien ja niiden toiminnallisuuksien muodostama saumaton arvoketju, jossa hallittu ja eheä liiketoimintatieto olisi tehokkaasti johdettua ja liiketoiminnan hyödynnettävissä.

Tässä kohtaa on liene hyvä avata käsitettä toiminnallinen arkkitehtuuri (functional architecture). Kyseessä on eräänlainen liiketoiminnan sovellusarkkitehtuurin alalaji, jossa kuvataan kokonaisarkkitehtuurissa tunnistettujen liiketoimintasovellusten tekniset toiminnallisuudet ja näiden väliset integraatiot, sekä niillä hallittu avaintieto ja eri tieto-objektien väliset relaatiot.

Toiminnallisen arkkitehtuurin referenssiarkkitehtuurina toimii The Open Group:in IT-arvoketjuun ja arvovirtoihin pohjautuva IT4IT™. Standardista itsestään kiinnostuneille löytyy paljon tietoa The Open Group -sivustoilta tai sitten voi osallistua virallisiin ja julkisesti järjestettäviin koulutuksiimme.

Mutta sitten takaisin toimeksiantoomme! Koska arkkitehtuurin nykytilan, saati tavoitetilan suhteen ei ollut täyttä yksimielisyyttä tiimien välillä, päädyttiin aloittamaan nykytilan kuvaamisella. Nykytilan ymmärtämisen pohjalta tunnistettiin ja lisättiin tarvittavat muutostarpeet sekä kokonaan uudet elementit tavoitearkkitehtuuriin.

Työskentelytavaksi valittiin Justinille tyypillisesti työpajamuotoinen lähestymistapa, ja kun elettiin korona-aikaa ja osallistujia tuli mukaan eri puolilta Eurooppaa, pidettiin sessiot etäsessioina. Näin pääsimme myös tehokkaasti hyödyntämään parviälyä – asiakkaan tiimien osaamista ja tietämystä ratkaisujen löytämiseksi. Tiimityöt toteutettiin visuaalisina harjoituksina, joissa yhdessä rakennettiin kokonaiskuvaa digitaalisessa työtilassa niin, että kaikkien oli helppo seurata keskustelua ja osallistua suunnittelutyöhön yhdessä muun tiimin kanssa.

Yhdessä tekemisen ja visualisoinnin voima pääse aina välillä yllättämään kokeneenkin konsultin. Niin kävi tälläkin kertaa. Tietenkään kaikki ei ollut helppoa kuin kävely siellä kuuluisassa puistossa, mutta ihmisten kokoaminen yhteen ja sovittujen asioiden kuvaaminen visuaalisesti yhteiseen suunnitelmaan on täysin lyömätön tapa edistää yhteisymmärrystä.

Niinpä on palkitsevaa huomata, että tiimien välisissä keskusteluissa löydetään jaettuja aiheita kuten:

”Pitäisikö laitteen tilauksen yhteydessä päivittää tiedot automaattisesti taustarekisteriin?”

”Miksi ylläpidätte noita tietoja manuaalisesti, meiltä ne saisi tuotua integraation yli automaattisesti?”

”Hei meidän ERP-assetin tiedot pitäisi linkittää CMDB-konfiguraatiotietoihin!”

”Projektin henkilöresurssien tiedot ja osaamisprofiilit voisi tuoda HR:n henkilörekisteristä!”

Mikä siis oli työpajojen lopputulos? Syntyikö lopputuloksena aukoton arkkitehtuurin kehityssuunnitelma? Reitti kohti tavoitetilaa ei tietenkään ole valmiiksi viitoitettu. Matkalla on odotettavissa muutoksia toimintaympäristössä, vaatimuksissa ja siten myös suunnitelmissa. Mutta työpajojen aikana luotiin tärkeä perusta tiimien ja niissä työskentelevien ihmisten välisessä yhteistyössä, jonka varaan asiakkaamme voi laskea seuraavat kehitysaskeleensa. Ja ennuste asiakkaallemme on hyvä: kun on osaavia, yhteistyöhön kykeneviä ja motivoituneita ihmisiä tiimeissä, joilla on yhteinen päämäärä, on hyvän IT-arkkitehtuurin reseptistä 99 % kunnossa.

Haluatko tietää lisää?

Muotoilevan palvelunhallinnan käsikirja on nyt tarjolla myös englanninkielisenä versiona Amazonissa ja justinshop.fi:ssä. Suomenkielinen versio löytyy edelleen täältä.

Tsekkaa Justin Youtube kanavalta Muotoilevan palvelunhallinnan sisältöjämme. Tarjolla mm.

• ÄTK – Älykäs tietojen käsittely,  jossa tutustutaan toiminnallisen arkkitehtuurin saloihin. Toiminnallinen arkkitehtuuri mahdollistaa sisäisten tukijärjestelmien, niiden toiminnallisuuksien ja niissä käsitellyn tiedon suunnittelun ja kuvaamisen älykkäällä tavalla.
• Palvelun monet kasvot: Onko olennaista ymmärtää syvällisemmin palveluja ja niiden luonnetta sekä rakennetta? Mikä on tai mitä tarkoittaa sana “palvelu”? Mikä on palvelun ja tuotteen ero? Videossa mietitään, mitä ovat erilaiset palvelut ja niiden rakenteet. Pohdimme myös, miksi palvelumallin ja rakenteiden ymmärtäminen on tärkeää palveluorganisaation kannalta.
• Palvelustrategia: Palvelustrategia vastaa kysymyksiin “mitä” ja “miten”. Mitä ja minkälaisia arvoa tuottavia palveluja me tuotamme asiakkaillemme ja miten ja millä kyvykkyyksillä näiden palveluiden tuottaminen tapahtuu. Palvelustrategiatyön konkreettinen lopputulos on palvelutarjooma, joskaan palvelustrategia ei määrittele yksittäisiä palvelutuotteita vaan ennemminkin tekee linjauksia ja maalaa suuntaviivoja, joiden pohjalta organisaatio pystyy kehittämään ja tuottamaan asiakkaiden tarpeet täyttäviä palveluja.
• CMDB A-B-C: Mikä on CMDB ja mitä hyötyä sen käytöstä on palveluorganisaatioille. Lisäksi listataan 4 tärkeintä asiaa jotka pitää huomioida CMDB:n ja konfiguraationhallinnan käyttöönotossa.

Jos et vielä seuraa meitä LinkedIn:ssä, niin voit korjata asian helposti täällä: https://www.linkedin.com/company/justin-group-oy/

Julkaistu 04.08.2022