Kulttuuri ja muutos. Miten saada konfiguraationhallinta paremmalle tolalle?

Blogin ensimmäisessä osassa (Kulttuuri syö CMDB:n aamupalaksi) kirjoitin tavoitteiden merkityksestä. Se onkin muutostyön tärkein rakennuspalikka. Mitä kohti muuten menemme, jos tavoitetta ei ole määritelty? Ja toisaalta mistä tiedämme, että saavutimme tavoitteen, jos sen määrittely jäi vähän ympäripyöreäksi? Jotta voidaan olla yhteisesti todeta onnistuneemme, on tavoitteen määrittelyssä oltava tosiaan konkreettinen, mitattava ja kohtuullinenkin, muuten usko loppuu ennen kuin hommat ovat edes puolivälissä. Kaikkia dataluokkia ja attribuutteja ei siis kannata ottaa käsittelyyn samaan aikaan, vaan mieluummin kapealta tuntuva siivu, vaikkapa vain yksi dataluokka. Haluamme parempaa konfiguraationhallintaa ei ole siis hyvä tavoitteen määrittely! Kuvaa täsmällisesti, mitä se on teidän organisaatiollenne.

Kun tavoite on tarkasti kiinnitetty, on syytä rehellisesti tutkia ja tunnustaa missä olemme nyt. Jos asia on aiemmin oleillut enemmälti yhdentekeväisyysvyöhykkeellä, on sekin syytä tunnustaa. Rehellisyys kannattaa, sillä organisaationne ihmiset kyllä tunnistavat, jos yhteinen tekeminen ei perustu tosiasioille. Kelkkaa on lupa kääntää ja viisas tietää, milloin niin kannattaa tehdä. Ei ole liian myöhäistä aloittaa!

En voi luvata konfiguraationhallinnan kehittämisen olevan helponnäppärä projekti, joka takuuvarmasti purjehtii onnistumisen satamaan ennen kuin huomataankaan. Sprintti se ei siis ole, eikä oikeastaan edes maraton. Ultrajuoksuna sitä kannattaa ajatella. Lopullisen jalkautumisen aikaansaaminen mitataan ennemmin vuosissa kuin kuukausissa.

Olette organisaatioina onnistuneet varmasti useissa asioissa, jos ette vielä konfiguraationhallinnan saralla, niin jollain toisella pelikentällä. Kannattaa kelata taaksepäin siihen aikaan, ja miettiä miten toimitte, mitä teitte ja mitkä asiat vaikuttivat muutosta eli uuden asian oppimista tukevasti. Häpeämättömästi kannattaa hyödyntää toimivia kikkoja uudelleen, kun miettii, miten ajattelutapaa ja suhtautumista asiaan voisi muuttaa omassa organisaatiossa, sillä ajatuksesta se lähtee. Aiempien onnistumisten miettiminen on sikälikin suositeltavaa, että ne lisäävät pystyvyysuskoa, sillä kun on onnistunut kerran, on helpompi uskoa, että voi onnistua toisenkin kerran.

Mistä motivaatio? Minä uskon, että kestävin motivaatio syntyy aidoimmillaan hyötyjen ymmärtämisestä. Vieläpä aika omakohtaiselle tasolle vietyjen hyötyjen ymmärtäminen. Ylhäältä tai ulkoa voi yrittää luoda motivaatiota ja joskus se ehkä hetken kestääkin, mutta paineen alla se tahtoo hajota.

Hyötyjä miettiessä on tärkeää huomata, että ne ovat erilaisia eri sidosryhmille, mutta näin se on luonnollistakin. Työmme ovat erilaisia ja haasteet syntyvät erilaisista asioista. Sen takia hyödyn sanoittaminen on tärkeää tehdä kohdennetusti, se parantaa onnistumisen mahdollisuuksia. Ja koska yksin on hankala pärjätä, voidaan oikeastaan puhua sidosryhmien sijasta ekosysteemeistä. Alihankkijat ja toimittajat ovat osa ekosysteemiä ja hyötyjä kertyy myös siellä, jos kohta haittojakin, mikäli data ei palvele tekemistä. Johdon sitoutumista kysellään usein perään, eli myös heille muutoksen hyödyt on sanoitettava omakohtaisesti. Mihin tämä vaikuttaa heidän näkökulmastaan? Uskon, että sitoutumista saadaan kyllä aikaan, kun hyödyt on avattu kielellä, joka kolahtaa.

Muutoksella voi kaikista hyvistä syistä huolimatta olla joitakin piileviä esteitä. Usein ne liittyvät eturistiriitoihin, siihen, ettei muutosta koetakaan omakohtaisesti niin hyödylliseksi. Jos esimerkiksi omassa työssään tykkää datamassojen pyörittelystä excelissä ja kokee aikaansaamisen tunnetta siivoustyöstä datamaailmassa, tämä tiedon jatkuvaan ajantasaisuuteen pyrkiminen on ristiriitaista. Muutoksen esteitä on selvitettävä kysymällä ja kuuntelemalla ja raivattava sitten yksi kerrallaan.

Muutos itsessään lähtee ihmisistä, jotka innostuvat. Innostus tarttuu, ja siksi muutoksilla on tärkeää olla näkyvä keulakuva, kasvot, joka heittäytyy hommaan koko persoonallaan ja saa muutkin innostumaan aitoudellaan. Kovin usein muutoksia, varsinkin jos niillä on joku järjestelmäkytkös, lähestytään teknologian ja datan kulmasta. Tuoli ei kuitenkaan seiso kahdella jalalla. Tarvitaan mukaan ihmiset ja prosessit, sillä vasta ihmisten työskentely prosessin mukaisesti toteuttaa halutun muutoksen.

Ajattelun muuttaminen on ensimmäinen askel kohti uutta. Se, että alkaa nähdä asian tärkeänä ja arvostaa sitä, alkaa vaikuttaa tekoihin. Se vaikuttaa myös yhteiseen kulttuuriimme, siihen sanastoon, jolla asiasta puhumme. Teot seuraavat ajatuksia.

On hyvä aloittaa ihan pienistä teoista. Ne ovat helppoja ja nopeita; samalla kun harjoittelemme uutta, saamme nopeasti jotain valmista, joka lisää uskoamme onnistumiseen. Ja kun teko on pieni, tekosyiden keksiminen on vaikeampaa kuin itse tekeminen. Aloita vaikka ottamalla viikoittaiseksi tavaksi käydä läpi viikon aikana luodut laitekortit: onko niissä kaikki vaaditut tiedot ja onko relaatiot luotu? FAM (Friday Afternoon Measurement)-palaverin voi ottaa minä vaan viikonpäivänä eikä tarvita mitään järjestelmämuutosta! Aloita vaikka tänään. Viitekehyksiä, metodeita ja malleja on joka sormelle ja enemmänkin, tärkeintä on kuitenkin ryhtyä tekemään.

Sitten se ultrajuoksuosuus. Tekemistä on jatkettava sinnikkäästi, vaikka välillä tuntuisikin hapokkaalta. Klassisesti: pieninä siivuina syödään isokin elefantti. Yksin ei kuitenkaan tarvitse eikä välttämättä kannatakaan tehdä. Harva meistä itse rakentaa itse suunnittelemansa talon; toinen mielipide tai lisälihakset ovat usein tarpeen myös konfiguraationhallinnan kehittämisessä. Tarpeen on myös aikaansaamisen yhteinen huomaaminen ja sen juhlistaminen. Työ ei ole helppo, ja siksi kannattaa huomioida oman organisaation aikaansaannokset ja olla niistä vilpittömän iloinen. En usko, että voitte tehdä liian suurta numeroa onnistumisesta.

Palaan väitteeseeni, se on minusta totta edelleen. Kaikki syyt olla tekemättä hyvää konfiguraationhallintaa ovat tekosyitä.

Lue blogisarjan ensimmäinen osa tästä: » Kulttuuri syö CMDB:n aamupalaksi

Haluatko tietää lisää?

Muotoilevan palvelunhallinnan käsikirja on nyt tarjolla myös englanninkielisenä versiona Amazonissa ja justinshop.fi:ssä. Suomenkielinen versio löytyy edelleen täältä.

Tsekkaa Justin Youtube kanavalta Muotoilevan palvelunhallinnan sisältöjämme. Tarjolla mm.

• Parempia projekteja, parempaa palvelua?, jossa pohditaan onko projektien laadulla vaikutusta organisaation tuottamien palveluiden laatuun?
• Palvelun monet kasvot: Onko olennaista ymmärtää syvällisemmin palveluja ja niiden luonnetta sekä rakennetta? Mikä on tai mitä tarkoittaa sana “palvelu”? Mikä on palvelun ja tuotteen ero? Videossa mietitään, mitä ovat erilaiset palvelut ja niiden rakenteet. Pohdimme myös, miksi palvelumallin ja rakenteiden ymmärtäminen on tärkeää palveluorganisaation kannalta.
• Palvelustrategia: Palvelustrategia vastaa kysymyksiin “mitä” ja “miten”. Mitä ja minkälaisia arvoa tuottavia palveluja me tuotamme asiakkaillemme ja miten ja millä kyvykkyyksillä näiden palveluiden tuottaminen tapahtuu. Palvelustrategiatyön konkreettinen lopputulos on palvelutarjooma, joskaan palvelustrategia ei määrittele yksittäisiä palvelutuotteita vaan ennemminkin tekee linjauksia ja maalaa suuntaviivoja, joiden pohjalta organisaatio pystyy kehittämään ja tuottamaan asiakkaiden tarpeet täyttäviä palveluja.
• CMDB A-B-C: Mikä on CMDB ja mitä hyötyä sen käytöstä on palveluorganisaatioille. Lisäksi listataan 4 tärkeintä asiaa jotka pitää huomioida CMDB:n ja konfiguraationhallinnan käyttöönotossa.

Jos et vielä seuraa meitä LinkedIn:ssä, niin voit korjata asian helposti täällä: https://www.linkedin.com/company/justin-group-oy/

Julkaistu 30.11.2022