Pidetään huolta datasta

Olen hyvin kiinnostunut monenlaisesta ruuanlaitosta ja leivonnasta. Useammin kuin kerran olen harmitellut puuttuvaa raaka-ainetta tai epäselvää reseptiä. Nämä tilanteet ovat aiheuttaneet harmitusta. Viikonlopun kunniaksi suunnitellusta poronkäristyksestä tuleekin käristyssoppaa, kun olen epähuomiossa ostanut keittoperunoita Lapin puikuloiden sijaan. Eihän käristyksen kanssa tarjottavaa muusia tehdä kuin Lapin puikuloista. Juurisyy: kauppalistassa luki ’perunoita’, ei ’Lapin puikuloita’. Virheellinen, puutteellinen data aiheutti väärän ostopäätöksen.

Virheellinen ja puutteellinen data aiheuttaa harmia myös muualla kuin ruuanlaitossa

Työn keskeytyminen lisää työyhteisöissä työn kuormittavuutta. Olemme todennäköisesti jokainen olleet tilanteessa, jossa meiltä kysytään kesken palaveria tai jotain keskittymistä vaativaa tehtävää: ”Tiedätkö, mistä löytyy…?” ”Mielestäni tämä ei ole oikein. Tiedätkö sinä?”.

Tulemme harvoin ajatelleeksi, kuinka paljon voisimme parantaa tuottavuutta ja työyhteisön hyvinvointia huolehtimalla datan laadusta. Kun työyhteisöllä on käytettävissä luotettavaa ja ajantasaista dataa, paranee rakkaiden kollegoiden työhyvinvointi ja tuottavuus.

Luotettava ja ajantasainen data päätöksenteon tukena

Esimerkiksi: viikoittain tulee erilaisia tietoturvaan liittyviä päivitystarpeita tai -suosituksia. Kun tehdään päätöksiä siitä, mitkä palvelinalustat päivitetään, tulisi olla käytössä luotettavaa ja ajantasaista dataa päätöksenteon tueksi. On tärkeää tunnistaa ne päivitettävät palvelinresurssit, jotka tuottavat palvelua liiketoiminnan kriittisiin palveluihin. Näin pystytään priorisoimaan tarvittavat toimenpiteet ensimmäisenä kriittisiin kohteisiin. Palveluita käyttävät asiakkaat tunnistamalla voidaan tiedottaa heidän palveluihinsa kohdistuvien toimenpiteiden vaikutuksista palveluiden käytettävyyteen.

Mitä aikaisemmassa vaiheessa huolehditaan datan oikeellisuudesta sen elinkaaren aikana, sitä tehokkaammin jo ennestään kuormitetut resurssit ovat käytettävissä, eivätkä kärsi väärän datan aiheuttamista haasteista. Ihmisille, jotka tuottavat ja ylläpitävät dataa, tulee olla selkeästi määriteltynä, mitä heiltä odotetaan. Heille pitää tarjota säännöllistä koulutusta ja huolehtia ajantasaisista ohjeistuksista onnistumisen mahdollistamiseksi.

Lisäksi, datan laatuun kohdistuvia auditointikäytäntöjä tulisi luoda ja kehittää jatkuvasti. Tänä päivänä on saatavilla työkaluja, joiden avulla auditointeja voidaan suorittaa automaattisesti. Auditoinneissa tunnistettujen poikkeamien käsittelyyn luodun ja jalkautetun toimintamallin avulla huolehditaan tarvittavien toimenpiteiden toteuttamisesta.

Keep it simple – datan laatua voidaan parantaa pienillä asioilla organisaatiokulttuurinkin avulla

Yksinkertaisilla toimenpiteillä voidaan luoda organisaatioon kulttuuria, joka tukee ja mahdollistaa datan laadun parantamisen. Tiimin vetäjä kysyy jokaisessa viikkopalaverissa asiantuntijoilta: ”Onko meillä ollut muutoksia viimeisen viikon aikana? Olettehan varmistaneet, että tiedot ovat ajan tasalla näiden muutosten jälkeen.” Tuodaan selkeästi esille, kuinka tärkeää datan oikeellisuus on organisaation toiminnan kannalta.

Pidetään jokainen omalta osaltamme huolta, että meillä olisi oikeaa dataa. Näin kollegamme, asiakkaamme ja palvelumme voivat paremmin.

PS. Vinkki Lapin puikuloiden keittämiseen. Vesi lämmitetään kiehuvaksi, ja levy pois päältä. Annetaan olla noin 20-30min. Eivät murene, pysyvät napakoina.

Julkaistu 02.03.2020