Työkalut ja data muodostavat palvelutehtaasi digitaalisen selkärangan

Uudet digitaaliset palvelut ja teknologiat ovat jo vuosia haastaneet perinteiset käsitykset palvelujohtamisessa ja -kehityksessä. Palvelutehtaille on ollut olennaista tunnistaa digitaalisen transformaation mahdollisuudet. Olennaista on ollut myös hyödyntää edistyneitä digitaalisia työkaluja ja datan voimaa poikkeuksellisten palveluiden tarjoamiseksi asiakkaille. Mutta nyt, aikakaudella, jolloin sanat kuten digitaalisuus tai automaatio alkavat olla trendeinä jo hieman kulahtaneita, pelkkien uusien teknologioiden nopea esiinmarssittaminen ei enää riitä.

Digitaalisista palvelutehtaista on tullut arkitodellisuutta, ja niiden sydämessä sykkivät älykkäät työkalut ja data, teknologiat, joita pitää johtaa pitkäjänteisesti ja määrätietoisesti. Tässä blogissa pureudummekin siihen, kuinka teknologioista ja datasta voidaan muodostaa palvelutehtaalle digitaalinen selkäranka, joka mahdollistaa liiketoiminnan uudistumisen, kasvun ja kilpailukyvyn.

Digitaalinen selkäranka

Ei riitä, että organisaatiot vain opportunistisesti hyödyntävät uusimpia digitaalisia työkaluja. Uudet teknologiat ja palvelut ovat integroituneet syvälle liiketoimintamalleihin, luoden uusia tapoja tuottaa arvoa asiakkaille. Digitaalisten alustojen avulla yritykset pystyvät hallinnoimaan ja automatisoimaan monimutkaisia tietovirtoja ja prosesseja tehokkaammin ja reaaliaikaisesti. Tämän takia on olennaista ymmärtää digitaalisen tiedon (data) ja toiminnallisuuksien muodostamat arvovirrat ja -ketjut. Näin voidaan ymmärtää mikä on tärkeää ja olennaista, sekä miten tekemämme valinnat vaikuttavat liiketoimintaamme ja minkälaisia riskejä päätöksiin liittyy.

Aloitetaan datasta, eli kriittisestä avaintiedosta, jota organisaatio tarvitsee tukemaan tunnistettua, kriittistä arvoketjua . Seuraavassa yksinkertaistetussa mallissa kuvataan uuden työntekijän on-boarding -prosessi digitaalisten palveluiden näkökulmasta:

Yksinkertaisen notaation eli kuvaustavan avulla pystytään visualisoimaan avaintiedoista muodostuva ”selkäranka” (data backbone), joka mahdollistaa arvoketjun toteutumisen. Jokaisella tunnistetulla tietoluokalla on oma, kriittinen merkityksensä kunkin arvoketjun vaiheen kannalta. Myös tallennetun tiedon väliset riippuvuudet, relaatiot ja viittaukset, ovat olennaisia arvon toteutumisen kannalta.

Mutta pelkkä data ei riitä, vaan tarvitaan digitaalisia työkaluja, joilla

1. tiedot voidaan tallentaa yhdenmukaisessa ja hyödynnettävässä muodossa
2. tietoja voidaan muokata ja ylläpitää niiden koko elinkaaren ajan
3. tietojen saatavuutta ja näkyvyyttä voidaan rajata tarpeen mukaan
4. tietoja voidaan katsella, raportoida ja jakaa prosessin edellyttämällä tavalla
5. tiedon hallintaa voidaan automatisoida tai sitä voidaan käyttää automaatiossa hyväksi.

Näiden kriittisten digitaalisten toiminnallisuuksien tunnistaminen onkin seuraava kriittinen tehtävä:

Nyt kuvaukseen on lisätty kriittiset toiminnallisuudet sinisinä laatikoina. Jokainen laatikko on kokoelma digitaalisten alustojen ja työkalujen toiminnallisuuksia, joiden avulla avaintietoa voidaan luoda, muokata, raportoida, välittää ja poistaa silloin kun tarpeellista.

Seuraavaksi esiin nousee kysymys, mitä tämä vielä melko abstrakti kuvaus sitten tarkoittaa oikeasti, meidän tai teidän operatiivisissa digitaalisissa ympäristöissä. Konkretiaa syntyy, kun alamme olemassa olevien työkalujen ja markkinoilla saatavilla olevien vaihtoehtojen kartoituksen myötä ymmärtää, missä digitaalisissa työkaluissa ja alustoissa on halutut ominaisuudet:

Näin meille syntyy konkreettinen käsitys käytetyistä teknologioista ja niiden vaikutuksesta liiketoimintaamme ja sen arvovirtoihin. Tämä tieto on arvokasta myös organisaation kokonaisarkkitehtuurista vastaaville.

Digitaalinen selkäranka kuntoon

Harvalla organisaatiolla on pokeria väittää, että oma digitaalinen selkäranka on kaikin puolin huippukunnossa ja tuottaa maksimaalisesti arvoa toiminnalle. Mitä asialle sitten voisi tehdä?

Kokonaisarkkitehtuurin hallintaa ja johtamista tietysti tarvitaan, johon liittyvä kuva löytyy yläpuolelta. Mutta jos pitää jostain aloittaa, niin välttämättä ei kannata lähteä ensimmäisenä toimittajien kanssa Leville uusia teknologiakauppoja hieromaan . Ensin on hyvä pysähtyä hetkeksi ja tunnistaa kriittiset arvovirrat ja -ketjut (1) sekä niiden asettamat vaatimukset digitaaliselle toiminnalliselle arkkitehtuurille (2), jonka periaatteita kuvailtiin edellisessä kappaleessa. Tältä pohjalta on paremmat edellytykset lähteä kartoittamaan erilaisia soveltuvia teknologiavaihtoehtoja omalle organisaatiolle (3).

Kun valinnat on tehty, siirrytään tarkempaan suunnitteluun
• palveluiden
• arvovirtojen ja prosessien
• informaatioarkkitehtuurin ja datamallien
• liiketoiminnan sovellusten ja niiden toiminnallisuuksien
• integraatioiden ja
• muiden it- teknologioiden
osalta. Tuttua hommaa kokeneille arkkitehdeille, mutta työtä on mukavampi tehdä, kun taustalla on vankka ymmärrys siitä, minkä takia asioita tehdään. Tämän parantuneen ymmärryksen myötä pystytään myös priorisoimaan ja aikatauluttamaan toimenpiteitä paremmin.

Yhteenveto

Elämme aikakaudella, jolloin ATK ja IT, eli digitaaliset työkalut ja data eivät ole vain tukitoimintoja, vaan ne ovat keskeisiä elementtejä, jotka mahdollistavat liiketoiminnan innovoinnin, kasvun ja tehokkuuden. Tämän ymmärtäminen ja hyväksyminen on ensimmäinen askel kohti menestyvää digitaalista liiketoimintaa. Organisaatioiden on sitouduttava jatkuvaan oppimiseen, prosessien kehittämiseen ja teknologian innovatiiviseen hyödyntämiseen. Näin ne voivat varmistaa, että ne eivät ainoastaan selviä tässä uudessa ympäristössä, vaan myös kukoistavat ja asettavat standardit tulevaisuuden digitaalisille tehtaille.

Julkaistu 24.03.2024