“Meille on tulossa auditointi, ja sitä varten pitää olla prosessipäälliköt nimettynä. Laitoin sinne sun nimen.”

Elämme jälleen arkea kuvitteellisessa palvelutehtaassa. Tällä kertaa sukellamme tilanteeseen, jossa palvelutehtaaseen tarvitaan prosessipäällikkö.

Satuin tänään raahaamaan luuni toimistolle, kun kotona kahvinkeitin sanoi työsuhteensa irti. Toimistohotellin viereisestä kuppilasta saa ihan kelvollista korviketta omalle tummapaahdolle. Syy kai sekin tulla livenä työpaikalle?

Mielessä vilahti ohuesti, että olisikohan ollut parempi seurustella yrttiteen kanssa kotona, kun aamupäivällä chattiin kilahti esihenkilöltä viesti, jossa kohteliaasti tiedusteltiin, olisiko minulla hetki aikaa.

“Meille on tulossa auditointi, ja sitä varten pitää olla prosessipäälliköt nimettynä. Laitoin sinne sun nimen xx-prosessin kohdalle.”

Niin siis mitä!?!?

Tiedän, että 6. kerroksessa on joku nimetty prosessipäälliköksi, mutta sitä en tiedä yhtään, mitä ne oikein tekevät. Ehkä sieltä on johtajat loppu, joita voisi nimetä?

Pikagallup kavereiden whappiryhmässä kertoi, että on enemmän kuin yleistä nimetä kaikki johtajat jonkin alueen prosessipäälliköksi. Eivät tiedä asiasta mitään ja kiinnostus on vielä vähäisempää. Tässä suhteessa en ole sen parempi. En tiedä asiasta mitään.

“Hyvin se menee”, esihenkilö lohdutti.

Lievä pakokauhu hiipi tajuntaani. Meillähän ei ole mitään yhteisiä toimintamalleja, joihin nojata. Minäkö siis niitä työntekoa hankaloittavia sääntöjä ja malleja rupeaisin keksimään? Ehkä tässä olisi jotain hyvääkin. Tämä tarjous, josta ei voinut kieltäytyä, kenties päästäisi sisäisen byroslavialuovuuteni valloilleen. Vaviskaa, kurjat! Joka asiaan lupa lomakkeella ja kolmena kappaleena! 

Ja mitä tässä sitten pitäisi osata?

Kovalla ruikutuksella sain koulutusbudjetista siivun prosessiosaamiseni kehittämiseen. Sitä ennen pitää tyytyä kysymään kaverilta (tässä tapauksessa tekosellaiselta).

Prosesseja ilmeisesti tarvitaan siksi, että olisi puitteet ja roolit, miten toimia eri tilanteissa. Tavoitteena on tasalaatuinen palvelu. Prosesseja pitää johtaa, ja prosessipäällikön rooli on oikeasti muutosjohtamistehtävä.

No hienoa. Siitä tiedän vielä vähemmän kuin prosesseista yleensä. Jatkan lukemista.

Työn tekeminen on hankalaa, tuntuu olevan aika monen arki. Onkohan heillä prosessit tukena vai esteenä? Onko prosessi tärkeämpi kuin mikä on lopputulema? Onko joku palanen prosessista osaoptimoitu vai miksi ihmiset kokevat prosessit niin hankalina?

Pikkuhiljaa alan valaistua siitä, että jos prosessi ei toimi, sitä kierretään mitä ihmeellisimmillä tavoilla. Prosessipäällikön tehtävä on tehdä prosessista niin sujuva, ettei prosessin kiertäminen enää houkuttele! Tämähän alkaa kuulostaa ihan kiinnostavalta. Kuinkahan paljon valtuuksia ja budjettia tähän uuteen tehtävään liittyy, jotta homma saadaan kunnolla alulle, mietin.

Liittyykö vastuuseen valtaa?

Jos prosessipäällikön vastuualueet ja valtuudet eivät ole tarkkaan määriteltyjä, hän voi kohdata vaikeuksia päätöksenteossa tai muutosten toteuttamisessa, tekoälykaveri valistaa. Kun prosessi menee läpi tai yli koko organisaation, eikä ole siiloissa, kuten organisaatiokaavioon piirretyt laatikot, voikin olla hankalaa saada laatikoiden läpi valtuuksia toimia. Se vaatii johdolta painavaa sanaa roolien määrittelystä (vastuineen).

Takaisin siihen osaamiseen. Mitä muuta kuin muutosjohtamista (kommunikaatio- ja vuorovaikutustaitoja?) tarvitaan?

Varmaan olisi hyvä paneutua organisaation ydinprosesseihin ja määriteltyihin toimintatapoihin, jos niitä on. Miten niitä analysoidaan? Onko siihen joku työkalu?

Ja sitten miettiä miten niiden prosessien oikein pitäisi olla. Tavoitteitakin kehitysasioille yleensä laitetaan. Osaisinko määritellä tavoitteet tässä uudessa roolissa, josta en vielä tiedä mitään? Ja vielä sellaiset, joita pystytään mittaamaan? Johtoa kiinnostavat numerot ja tehokkuus. Eikös prosesseihin liity usein sellaisia mittareita, jotka eivät ole pelkästään numeroita? Miten kokonaisuutta, osien summaa, ja muutoksessa olevien asioiden ja ihmisten johtamista mitataan? Ja miten niistä saatava hyöty määritellään?

Prosessin kehittäminen taitaa olla projekti itsessään. Pitänee mennä vielä projektinhallintakurssillekin. Mitä muuta?

Analyyttinen ajattelukyky, kertoo tekoäly. ”Prosessipäällikön on pystyttävä käsittelemään suuria määriä tietoa ja tunnistamaan trendejä sekä poikkeamia prosesseissa.” Saan päänsäryn.

Eihän näitä asioita voi tehdä yksin. Miten saada ne ihmiset mukaan, kenen tekemistä tässä tulee väkisin sorkkineeksi?

Mikä voisi mennä pieleen

Huijarisyndroomaa tai ei, innostus väistyy, ja kauhuskenaarioiden filminauha alkaa vilistää silmien edessä. Kun ensin saan selvyyden siihen, mitä ja miksi pitäisi tehdä, ymmärränkö kokonaisuutta tarpeeksi?  Miksi meillä on tietyt prosessit? Olenko oikea henkilö tähän rooliin? Osaanko myydä työni siten, että prosessien kautta tarjoan helpotusta kollegoiden arkeen?  En minä ole heidän asioidensa asiantuntija, mutta ulkopuolinen näkökulma voi joskus avata ovia järkevimmille (yhdessä sovituille) toimintatavoille. Miten siis prosesseja kehitetään siten, että ihmiset otetaan mukaan kehittämään omaa työtään?

Lisää kysymyksiä ilman vastausta.

Mitä muita rooleja minun nimitykseeni liittyy? Kuka on prosessiomistaja, jos minun nimeni on prosessipäällikkökohdassa? Ja mitä eroa niillä on? Kenellä on mandaatti kehittää prosessia? Olenko minä koordinaattori? Entä kuka tukee tekemistä tuotannossa? Hämärästi muistan kuulleeni, että myös toimittajillamme on omia prosessimanagereita. Miten tämä prosessien kumppaniverkosto tulee sivuamaan minun tekemistäni?

Omistajalla on iso intressi, että homma menee maaliin, joten hän tukee ja ohjaa päällikköä onnistumaan. Omistaja asettaa tavoitteet, rajat ja suunnan, ja manager sitten johtaa homman, valistunut kaverini kertoo verraten projektiroolia prosessirooleihin.

Kuulemma on hyvä myös erottaa rooli ja tehtävänimike toisistaan. Enpä kyllä edes ajatellut, että mahtaisiko tässä titteli vaihtua.

Eniten minua kuitenkin kaihertaa kysymys osaamiseni kehittämisestä ja ajankäytöstä. Saanko mahdollisuuden hoitaa uuden roolin laadukkaasti? Mitä vanhoista hommista / vastuista tiputetaan pois, jotta minulla on aikaa oppia, kouluttautua uuteen rooliini ja sitten hoitaa se kunnolla?

Muistelen esihenkilöni tokaisseen, että hyvin se menee. Pakkohan siihen on luottaa. Kai meillä on joku prosessi, miten toimia, jos ei mene.

Haluatko tietää lisää?

Prosessijohtamisen korkeanpaikan leiri:
https://www.justin.fi/fi/services/prosessipaallikko-bootcamp/

Perehdytys prosessien suunnitteluun ja määrittelyyn:
https://www.justin.fi/fi/services/kaytannon-prosessisuunnittelu/

JustinShop ja ilmaiset Creative Commons-lataussisällöt tukemaan prosessien johtamista:
JustinShop – Your Creative Service Management Web Store 

Jäikö vielä jotain kysyttävää? Ota yhteyttä > https://www.justin.fi/fi/yhteystiedot/

Julkaistu 19.11.2024