Yhtään muutosta ei tehdä, jollei ole jonkinlaista tarvetta  

Muutos lähtee liikkeelle, kun syntyy tarve sille, että jonkun asian pitäisi olla toisin – yleensä paremmin. Mutta pelkkä tarve ei ratkaise muutoksen aikaansaamista. Siihen tarvitaan ponnistelua – ja ennen kaikkea ihmisiä.

Muutokselta odotetaan, että se tuottaa jonkinlaista hyötyä – jotain on paremmin, kun muutos on tehty. Ja jotta asiat olisivat paremmin tulevaisuudessa, täytyy muutoksen aikaansaamiseksi ponnistella lujasti. Justinin marraskuun aamukahviwebinaarissa Kehittyminen tarkoittaa aina muutosta – Ihmiset muutoksen ytimessä. 8.11.2024 pureuduttiinkin Heli Mehtälän ja Mikko Vaaralan johdolla kehittymisen muutosmatkaan.

Motivaatio muutokseen syntyy juuri siitä, että näemme muutoksen tuomat hyödyt: miten arki, tietojärjestelmät, prosessit, tai mitä tahansa muutoksen myötä tapahtuukin, on paremmin tulevaisuudessa. Kun tiedostamme, miten muutos muuttaa meidän arkeamme ja näemme sen myönteiset vaikutukset työllemme, jaksamme paremmin ponnistella muutoksen toteuttamiseksi. Muutoksesta tulee osa arkea vasta silloin, kun se on integroitu osaksi arkipäiväistä tekemistä. Arkeen integroituminen tarkoittaa sitä, että enää ei tarvitse miettiä, miksi toimimme muutoksen myötä jalkautettujen uusien käytäntöjen määräämällä tavalla, vaan uusista tehtävistä ja vastuista huolehtii ihan automaattisesti. Mutta arki tarkoittaa muutakin kuin yhden ihmisen jokapäiväistä tekemistä. Muutos koskettaa meitä melkein aina laajemmin, kuin mitä aiemmin ajatellaan. Sen takia muutoksessa pitää ottaa huomioon koko toimintaympäristö.

On hyvä käyttää aikaa analysointiin, mikä toimintaympäristö oikeastaan onkaan, ja mihin muutos vaikuttaa – sisäisesti ja ulkoisesti. Tähän liittyy paljon muutakin kuin ihmiset tai toimintamallit. Pieneenkin muutokseen liittyvät esimerkiksi data, tietojärjestelmät, rakenteet ja resurssit.  Koko toimintaympäristön eri ulottuvuuksien tunnistamiseen kannattaa käyttää aikaa. Silloin löydetään kaikki ne tahot, keneltä tarvitaan tukea, osallistumista tai mielipiteitä. Esimerkiksi terveellisen ruokavaliomuutoksen tekemisessä auttaa paljon, jos puoliso ei istu sohvalla vieressä sipsikuppi kädessään. Jos toimintaympäristö, tässä tapauksessa puoliso, on saatu mukaan tukemaan muutosta, sen saattaminen osaksi arkea helpottuu.

Miten koko organisaatio ja sen ekosysteemi osallistetaan muutokseen?   

Ihmiset ja organisaatiot suhtautuvat hyvin eri tavalla muutokseen. Ei voida olettaa, että kaikki pitävät muutosta heti mahdollisuutena. Se voi näyttäytyä myös uhkana.

“On hyvä miettiä osallistamiseen liittyviä käytäntöjä, mentorointia, ryhmäkeskusteluja, personoituja tukimalleja – eri tapoja tukea muutosta. Viestintä on järjettömän tärkeää. Muutosjohtaminen tarvitsee kasvot. Jokainen tuntee muutosagenttitermin. Muutosagenttien värvääminen eri sidosryhmissä on oleellista. Ympärillä on yleensä aina ihmisiä, jotka haluavat olla auttamassa muutoksen jalkautumista” Heli sanoo.

“Viestinnän tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Liperit kaulaan ja saarnaamaan. Viestintää pitää tehdä yksilöille, johtoryhmille, monilla tasoilla, monilla eri välineillä” Mikko jatkaa.

Autetaan niitä, ketkä kokevat muutoksen uhkana. Autetaan kääntämään katsetta toiseen suuntaan ja ajattelemaan laajemmin. Tätä voidaan tehdä kyselyjen, keskustelujen, työpajojen, avoimien työkalujen avulla, johon voi anonyymistikin tuoda asioita. Työmallit on tärkeä sopia, pelisäännöt pitää olla.

Mihin ja millaista muutosta halutaan?  Aseta tavoite!

Laaja maalailu on yhtä kuin haaveilu. Kun määritellään muutosta, niin tarvitaan konkreettista ja tarkkaa tavoitteenasetantaa.  Jos palataan sipsikuppiesimerkkiin, mitä esimerkiksi tarkoittaa terveellinen elämä tai parempi kunto?

Muutoksen määrittelyssä ja rajauksessa kannattaa mieluummin olla liian kapea tai rajallinen. Ota suosiolla mieluummin pienempi pala. Ja määrittele ”definition of done”. Kun muutoksen tavoite on kohtuullinen, mahdollisuudet sen toteuttamiseen kasvavat ja pääset nauttimaan aikaansaamisen tyydyttävästä tunteesta, joka puolestaan siivittää sinua kohti uusien muutosten tekemistä.

Muutosmatkalla voi myös nousta esiin uusia seikkoja, jotka voivat vaikuttaa muutoksen laajuuteen tai toteutustapaan. Pitää pystyä tunnistamaan, milloin kannattaa muuttaa tavoitetta tai parkkeerata koko tavoite. Jos muutoksen tekemisen yhteydessä nousee esiin uusia ideoita, ovat ne yleensä arvokkaita. Mieti etukäteen, miten ne käsittelet. Laitatko muistilistalle? Jos vinkin antaja toteaa, ettei hänen nostonsa kiinnosta muutoksessa, motivaatio laskee eikä hän tuo ideoitaan esille toista kertaa. Älä heitä nostoja roskiin, vaan palaa niihin myöhemmin.

Muutosta on monenlaista, mutta aina se on ponnistelun ja tekemisen tuotosta. Etenemistä on syytä mitata konkreettisia tavoitteita vasten. Edistymisen osoittaminen on ihmisen psyykelle tärkeää.  Kun mittaamisella osoitetaan, että on menty eteenpäin, aika usein puhutaan euroista. Mutta mittarit eivät ole pelkkää exceliä. Laadullisia mittareita – ja monipuolista ajattelua – tarvitaan.

Muutoksen johtamisen lyhyt oppimäärä

“Oman työpöydän ääressä tehty tekeminen on kivaa. Jos siitä ei kerro muille, muut eivät tiedä eivätkä näe hyötyjä. Tee viestintäsuunnitelma” Heli patistaa.

“Tunnista sidosryhmät, ekosysteemi ja vaikutusalue. Minkälaista tietoa eri tahot tarvitsevat? Moni haluaa auttaa, kunhan vain tietää. Mieti tiedon kehiä. Kuka tarvitsee kaiken mahdollisen tiedon ja kenelle riittää vähempi? Kohdenna viesti, ole selkeä. Ripaus huumoria ei ole pahasta.”

Muutoksen johtamisessa kannattaa asiat paloitella, pilotoida ja tehdä vaihe kerrallaan (ja kertoa siitä). Selkeät siirtymät rytmittävät tekemistä. Muutosmatka on välillä yhtä letkajenkkaa, missä mennään taaksepäin ja sitten taas eteenpäin. Valmiiksi viivasuoraa tietä ei voi tehdä. Suunnitella voi ja pitääkin, mutta perille saakka ei mennä yhtä lujaa valtatietä.  

“Jos kaikki on yhtä harmaata mössöä, siinä on vaikea jaksaa, kun ei näe, missä on se seuraava steppi. Kun on selkeät siirtymät, voidaan sanoa, että mennään tästä vaiheesta eteenpäin. Tällöin muutoksen tekeminen on jäsentyneempää” Heli sanoo.

“Suosittelen sitä, että jollain tavalla taputetaan itseämme selkään, kehutaan ja tehdään numeroa vaiheesta toiseen pääsemisestä.”

Tietoinen reflektointi osoittaa edistymistä, joka on palkitsevaa. Mitä tehtiin, miten tehtiin, miksi onnistuttiin? Samalla opitaan myös virheistä, jotta seuraavaan vaiheeseen voidaan korjata.

Muutos koskettaa meitä, jotka olemme sen ytimessä, mutta myös ympäröivää maailmaa sidosryhmien ja toimitusketjujen kautta. Ymmärtämällä vaikutukset ja vaikuttimet, varmistetaan että muutokset tukevat sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteita. Ne ovat isoja asioita, joilla vaikutetaan muutoksen onnistumiseen. 

“Pitää ymmärtää vaikutus ja vaikuttimet. Vaikutin voi olla teknologinen asia, kuten tekoälyn käytön vaikutukset ekosysteemiin. Se voi olla myös sisäinen ajuri, kuten halu parantaa prosesseja tai yhteistyötä. Jollekin toiselle meidän sisäisen muutoksemme on vaikutin, joka heille tulee ulkopuolelta” Mikko jatkaa.

Piileviä esteitä?

Aina muutos ei etene suoraviivaisesti, vaikka kaiken pitäisi paperilla olla kunnossa. Tällöin on todennäköisesti kyse piilevistä esteistä, kuten ihmisten ajatuksista, tunteista ja tarpeista.

Jos esimerkiksi prosessin mukainen toiminta ei vain luonnistu, kyse voi olla siitä, että hyvin määritelty, määrämuotoinen prosessi näyttäytyy asiantuntijoille negatiivisena. Se voi antaa impulssin, että minuun ei luoteta. Oma asiantuntemukseni saa kolhun ja tekee minusta varautuneen. En haluakaan muuttaa toimintaani uuteen hyvin määriteltyyn suuntaan.

Piilevät esteet pitää löytää ja saada näkyväksi, jotta ne voidaan huomioida ja poistaa. Yksi tärkeä keino on se, että kaikki osalliset kokevat tulevansa kuulluksi. Muutoksen keskellä olevien ihmisten kuulluksi tulemisen tunne auttaa tulemaan mukaan ja osallistumaan. Sitä ei synny, jos joku tulee ulkopuolelta ja antaa asian pöytään kuin annettuna.

“Negatiiviset kommentit pitää ottaa vastaan. Eteenpäin ei päästä, ennen kuin ne on saatu käsiteltyä. Se on osa muutosmatkan ylämäkeä, alamäkeä, mutkaa, ja yllättäviä käänteitä. Tunteet ovat isossa roolissa. Se pitää hyväksyä.”

Muutoksen johtamisessa johdetaan myös tunteita. Se on haasteellista, mutta avain hyvään muutosjohtamiseen.

“Empatiaa ei saa unohtaa. Katsotaan asiaa siltäkin kulmalta, mistä toiset asiaa ajattelevat” Heli jatkaa.

“Kukaan ei lähesty muutosta täysin kliinisesti, ei edes muutosjohtaja. Hyväksy myös omat tunteesi. Muista, että ihmiset ovat muutoskäyrällä eri vaiheissa. Muutoksen veturi on elänyt muutosta ja tunteita pidempään, toiset voivat tulla kaukana perässä.”

Tukiverkosto auttaa myös muutosjohtajaa. Kannattaa nostaa käsi pystyyn ja olla yhteydessä, jos syklinen muutosvauhti puuskututtaa.

Muutos on jatkuvaa. Koko ajan tapahtuu. Yksi muutos, yksi tavoite – matkan varrella syntyy aina monta uutta.

Kannustava seuranta

Valtaosa meistä tunnistaa tilanteen, jossa on kerätty parannettavia asioita,olipa kyse retron löydöksistä tai tyytyväisyyskyselyn tuloksista, mietitty nippu kehitystoimia, jotka kuitenkin hautautuvat työpäiviin, kun niiden etenemistä kukaan ei seuraa. Edistymisen kannustava seuranta kertoo, että asiat ovat oikeasti tärkeitä, eikä kehitysideoita kerätty vain, koska niin pitää tehdä.

Muutoksen tekeminen ei ole pelkkää ryhmähalia kaikille. Sen tekemiselle on tietty tarve. Muutos on konkreettista tekemistä tavoitteenaan huolehtia, että tietyt asiat ovat toisin tulevaisuudessa. Jos etenemisen kanssa ollaan jumissa, mietitään yhdessä, miten päästä eteenpäin. Tärkeää on tuoda esille, että tavoitteita seurataan, ja kiinnitetään huomiota siihen, miten oikeasti edetään. Ei ole tavatonta, että mittarit menevät joskus huonompaan suuntaan. Silloin pitää pyytää apua.

Parempi muutos lähtee ihmisistä

Muutos lähtee aina ihmisistä. Powerpoint, visiot, tai teknologia eivät jalkaudu työpaikan todellisuuteen, jolleivat ihmiset ota sitä osaksi omaa työtään. Ja se ei tapahdu taianomaisesti itsestään.

Helin ja Mikon vinkit muutosjohtamiseen ovat silti ihan maalaisjärjellä ymmärrettäviä:

1. Kuuntele enemmän kuin puhut. Puhua toki pitää, jotta asia menee eteenpäin, mutta toisen kuulluksi tulemiseen pitää varata kaksin verroin mahdollisuuksia.
2. Suunnitelmallinen pitää olla, mutta suunnitelmakaan ei ole kiveen hakattu. Älä jää siihen jumiin.
3. Kun asetat tavoitteita, tee ne tolkullisesti ja järkevästi. Jos haaveilee mahdottomista asioista epärealistisella aikataululla ja vähäisillä resursseilla, niin epäonnistumaan tuomittu muutos ei lämmitä ketään.  
4. Kommunikoi, keskustele, referoi, reflektoi. Kuuntelemisen ja keskustelun kautta saadaan aikaan empatian tunnetta ja ymmärrystä muutosten eri osapuolten arkeen. Ihmiset kaipaavat kuulluksi ja nähdyksi tulemista. Ihmiset eivät ole excel-objekteja.
5. Ole empaattinen ja ota tunteet huomioon.
6. Walk the talk. Jalkaudu sinne, missä tekijät ovat. Anna muutokselle kasvot. Ole innoissasi omasta asiastasi.
7. Ole rehellinen ja aito. Jos et itse usko asiaasi, siinä on jotain falskia. Ihmiset kyllä näkevät sen läpi.

Parempi muutos lähtee ihmisistä.

Haluatko tietää lisää?

Katso webinaaritallenne
https://youtu.be/mvkE6oLHJSw?si=WlftugzgTJo57KJE

JustinShop ja ilmaiset Creative Commons-lataussisällöt tukemaan palvelujohtamista:
JustinShop – Your Creative Service Management Web Store 

Jäikö vielä jotain kysyttävää? Ota yhteyttä > https://www.justin.fi/fi/yhteystiedot/

Julkaistu 26.11.2024